Az előző bejegyzésben arról írtam, hogy szerintem mik a jó könyvelő ismérvei, most pedig arról szeretnék néhány szót ejteni, hogy Te mit tehetsz azért, hogy segítsd a hatékony együttműködést.

Mikor könyvelőirodában dolgoztam, sokszor megfogalmazódott bennem, hogy legtöbbször nem a szakmai kérdések jelentik a kihívásokat, hanem sokkal inkább az, hogyan világítsunk rá az ügyfeleinknél arra, hogy az összeszedettség mindannyiunknak időt takarít meg. És mint tudjuk, az idő pénz.

Szerencsére a legtöbbjükkel sikerült zöldágra vergődni, de előfordult olyan is, hogy a hanyagság miatt dupla annyit kellett dolgozni mind a partnerünknek, mind nekem. A rest kétszer fárad – tartja a mondás – de az ilyen esetekben a rest könyvelője is kétszer dolgozik.

Ennek az oka nem más, mint az, hogy az egész olyan, mint egy domino játék. Ha késve (vagy hiányosan) érkezik egy adat, késve kerül feldolgozásra is. Így ha további teendő merül fel, azt is később lehet jelezni, majd korrigálni, emiatt vissza kell térni egy olyan a munkafolyamathoz, amit már lezártnak véltünk.

Összeszedtem néhány fontosabb ötletet, amit ha betartasz, Te leszel a könyvelőd kedvenc ügyfele.

Érkezz időben

Ezt a javaslatot érdemes szűkebb és tágabb értelemben is megfogadnod. Ahhoz, hogy a könyvelésed naprakész információkat tartalmazzon, legalább kéthetente vidd el a könyvelődhöz a rendelkezésre álló bizonylatokat. Célszerű előtte odatelefonálnod vagy ha szükséges, időpontot kérned, amire nem baj, ha pontosan érkezel.

Minden bizonylatot őrizz meg teljes terjedelmében

Számtalanszor találkoztam olyan esettel, hogy lemaradt a számla utolsó oldala, esetleg melléklete, amin fontos információk voltak elbújva. Lehet, hogy egy adat számodra elhanyagolható (pl. egy mobilról intézett parkolás, vagy pár forint késedelmi kamat), de számvitelileg jelentős szerepe lehet ezeknek az infóknak is.

Írj pénztárbizonylatot

Minden készpénzmozgást kiadási vagy bevételi pénztárbizonylatnak kell kísérnie. Legyen szó egy ATM-es készpénzfelvételről vagy egy utánvétes számláról, esetleg egy egyszerű parkolójegy vásárlásról. Ezekhez bizony mindig meg kell írni a pénztárbizonylatot. Sokkal rosszabb utólag pótolni őket, ezért én azt ajánlom, hogy naponta szakíts rá 5-15 percet szükségtől függően, így később már nem kell, hogy emiatt fájjon a fejed.

Az alkalmazottak ügyeit se feledd

Bár állandó mumus a jelenléti ív napi rendszerességgel történő kitöltése, de a munkaórák pontos elszámolásához elengedhetetlen, hogy precízen vezetve legyenek ezek a papírok. Ne vedd ezt félvállról, és az alkalmazottaid is ügyeljenek erre. Amennyiben egyszerűsített foglalkoztatással szeretnél valakit alkalmazni, mindenképp legalább 2-3 nappal korábban jelezd ezt a könyvelődnek!

Ha időd és kedved is engedi, akkor tudd, hogy óriási könnyebbség, ha kategóriájuk szerint külön gyűjtöd a következő típusú bizonylatokat:

Extra segítséget is nyújthatsz

#átutalásos és bankkártyával fizetett számlák

#készpénzben kiegyenlített számlák

#az általad kiállított számlák, nyugták

#banki kivonatok

#bérpapírok, jelenléti ívek

#egyéb dokumentumok

Ez persze tényleg a non plus ultra kategória, de ha érzel erre késztetést, akkor biztosan nagyon hálás lesz érte a könyvelőd.

Alapvetően azt gondolom, hogy ahogyan az élet számos területén, úgy egy ilyen partneri viszonyban is kulcsfontosságú szerepe van a kommunikációnak. Törekedj arra, hogy mindent időben meg tudjatok vitatni és kölcsönösen számíthassatok egymásra. Így garantált lehet a sikeres közös munka.